Hyvät yritysjuhlat. Miten se tapahtuu?

21.04.2021

Yritysjuhlien järjestäminen - Ammattilaisen neuvot onnistuneeseen yritystapahtumaan

Oletko järjestämässä ensi kertaa yritysjuhlia, etkä tiedä mistä aloittaa? Näillä neuvoilla pääset alkuun juhlien järjestämisessä, olipa sitten kyseessä tyhy- tai tykypäivät, vuosijuhlat, uuden palvelun tai tuotteen lanseeraus, pikkujoulut, kesäjuhlat tai asiakastilaisuus.

Pohdi myös olisiko aikaa ja resursseja säästävämpää palkata ammattilainen hoitamaan järjestelyt. Joissain tilaisuuksissa ammattilainen voi tulla vielä edullisemmaksi, sillä heiltä löytyy yleensä suorat kontaktit ja valmiiksi kilpailutetut hinnat.

Osallistujat

Kenelle juhlat järjestetään? Koostuuko osallistujakunta henkilökunnasta vai onko juhlien keskiössä firman asiakkaat. Asiakastilaisuudet ovat yleensä luonteeltaan hieman virallisempia tapahtumia. B2B-tilaisuuksissa on hyvä tehdä asiakkaita varten istumajärjestys, sillä se sujuvoittaa juhlia ja asiakkaiden liikkumista. Nimilaput ovat myös hyödyllisiä tilaisuuksissa, missä osallistujia on paljon eri sidosryhmistä.

Tapahtumapaikka ja aikataulu

Tapahtumapaikan valintaan vaikuttaa tietysti hinta sekä koko ja soveltuvuus juhlien teemaan. Kiinnitä huomiota myös tilan akustiikkaan ja soveltuuko tila hyvin verkostoitumiselle. Suunnittele juhlapaikka niin, että osallistujat mahtuvat liikkumaan tilassa eikä ruuhkapisteitä synny. Juhlapaikan valinnassa on suositeltavaa pohtia myös etäisyyttä. Mikäli tilaisuus järjestetään kauempana, on osallistujille pyrittävä järjestämään yhteiskuljetus.

Isoissa juhlissa aikataulutus on erittäin tärkeää osallistujien kokemuksen kannalta. Osallistujien kokema odottelu ja toimettomuus antaa juhlista helposti lattean ja huonosti suunnitellun vaikutelman. Suunnittele aikataulu niin, että eri ohjelmien välillä on hieman liukuma varaa.

Juhlien ajankohta tulee miettiä huolella. Vapaa-ajan merkitys on kasvanut, joten ihmisiä on haastavaa saada viikonloppuisin osallistumaan yrityksen tapahtumiin. Paras aika yritysjuhlille on perjantai-ilta ja lyhyemmille tilaisuuksille arki-illat. Toimiva ajankohta on myös aamupalatilaisuus, mikä toimii hyvänä starttina varsinaiseen työpäivään.

Ohjelma

Ohjelman suunnittelussa on vain mielikuvitus rajana. Mitä luovempia ratkaisuja keksit, sitä mieleenpainuvammat juhlat ovat. Perinteisiä ohjelmia yritysjuhlissa ovat: puheenvuorot, paneelikeskustelut, erilaiset taiteelliset esitykset ja näytökset. Henkilökunnan juhlissa ryhmähenkeä kohottaa erilaiset pelit ja yhdessä tekeminen. Ruokailu on myös iso osa juhlia ja se on tärkeää rentoutumisen ja seurustelun kannalta. Valitsitpa sitten cocktailtilaisuuden, buffetpöydän tai pöytiintarjoilun, muista aina mainita ruokailun tyylistä kutsussa.

Toteutus

Älä tee kaikkea yksin, jaa eri vastuualueet muille tilaisuudessa toimijoille. Tärkeintä on, että sinä huolehdit juhlien aikataulun sujuvuudesta ja pidät muut ajan tasalla. Suurien yritystapahtumien kohdalla on edeltävänä päivänä hyvä suorittaa tilaisuuden läpivienti kaikkien toimijoiden kesken. Tässä vaiheessa on vielä mahdollisuus tehdä muutoksia, jos jokin asia ei toimi käytännössä.

Hyvän asiakassuhteen ylläpidon kannalta on tärkeää, että yritys on kiinnostunut asiakkaan kokemuksesta tapahtuman jälkeen. Voit siis tilaisuuden jälkeen lähettää osallistujille vielä kiitokset sähköpostitse ja pyytää palautetta kokonaisuudesta.