Ammattilaiset tapahtumien taustalla

09.04.2021

On sanomattakin selvää, että tapahtumien tuottaminen ja juhlasuunnittelu ei ole niin sanottua 8-16 työtä. Projektiin kuuluu aina suunnitteluvaihe, esituotanto, tuotanto ja purku. Kaikki nämä vaiheet vievät aikaa. Päätimme listata alle esimerkin tyypillisestä työpäivästä.

Herätys soi aamulla kello 6.30. Ensimmäinen palaveri alkaa reilun tunnin päästä ja koko työpäivä on minuutilleen aikataulutettu muita tapaamisia varten. Iltapäivällä täytyy kiiruhtaa kauppoihin etsimään mitä ihmeellisimpiä asioita, että saan tapahtuman visuaalisen ilmeen vastaamaan visiotani. Samalla hoidan muutaman puhelun sekä konsultoin asiakastani. Kahdentoista tunnin jälkeen olen taas kotona ja alan vastailemaan saamiini sähköposteihin. Jos joku kysyisi nautinko työstäni? Niin vastaus olisi ehdottomasti kyllä. Hää- ja juhlasuunnittelijan vai tapahtumatuottajan? arki on yhtä ison sirkuksen pyörittämistä, mutta lopputulos on aina sen arvoista.

Tarkoitukseni ei ole kirjoittaa projektinhallinta opasta siitä, kuinka ammattilaiset toteuttavat tapahtumia. Tavoitteenani on ennemminkin avata tapahtumien taustalla toimivan henkilön ajatuksia ja arkea. Näemme usein vain valmiin kokonaisuuden tapahtumaan osallistuessa, mutta koko kehityskaari ideasta toteutukseen on matka, jonka aikana koetaan kaikenlaista.

Tapahtumatuottaja, kulttuurituottaja, projektijohtaja, juhlasuunnittelija. Listaa voisi jatkaa loputtomiin. Kaikkia ihmisiä yhdistää kuitenkin taito hallita isoja kokonaisuuksia sekä kyky pitää jalat maassa kovassakin myrkyssä. Yhtä tärkeäksi osaamiseksi muodostuu kuunnella ja kohdata ihmisiä. Tapahtumilla pyritään aina elämyksellisyyteen ja tämä tavoite saavutetaan pitkälti asiakaskeskeisellä näkökulmalla.

Me Celebridalla pidämme yhtenä tärkeimpänä arvona asiakkaan ja suunnittelijan välistä luottamusta. Siksi pyrimme aina asiakaslähtöiseen lähestymistapaan ja haluamme kuulla asiakasta, että onnistumme poimimaan pienetkin yksityiskohdat tapahtuman onnistumisen saavuttamiseksi. Tässä vaiheessa suunnittelijalta kaivataan luovuutta. Asiakkaan toiveiden muuttaminen visuaaliseksi kokonaisuudeksi on iso osa projektia, sillä sen myötä tapahtuman tavoiteltu tunnelma alkaa hahmottua.

Kun idea ja tavoitteet ovat selvillä todellinen rakennusvaihe alkaa. Useimmiten tapahtumia rakennetaan moniammatillisessa yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa. Ison tilaisuuden kohdalla tapahtumaan osallistuvien työntekijöiden määrä kohoaa reilusti yli sadan hengen. Työtä tehdään todella isolla tiimillä ja on mahtavaa päästä työskentelemään eri alan ammattilaisten kanssa yhteisen tavoitteen eteen. Yhteistyö voi kantaa hedelmää vielä pitkään, sillä hyvien tyyppien kanssa haluaa tehdä töitä tulevaisuudessakin.

Tapahtumien parissa työskentelylläkin on puolensa stressaavuuden ja jaksamisen kannalta. Tästä syystä on hyvä omata sisäinen kello, ilmoittamaan milloin menee työrintamalla liian lujaa. Työskentelyssä on vaara, että työstä ei osaa irrottautua kokonaan vapaa-ajallakaan, sillä työ ei tunnu edes työltä. Tälle alalle päätyy ihmiset, jotka haluavat tuottaa iloa ja saada ihmiset viihtymään. Kukapa ei olisi ylpeä työstään, missä näet oman työsi kädenjäljen loistavan ihmisten kasvoilta.